10 Erros mais cometidos na orçamentação de uma obra

Depois de 7 anos “respirando” o departamento de orçamentos e custos de construtoras e gerenciadoras de diferentes portes em São Paulo, e atuando diretamente na coordenação em mais de uma oportunidade, posso dizer os 10 erros mais cometidos na orçamentação de uma obra:

1 – Ansiedade

Receber os projetos e de imediato sair levantando todos os quantitativos, sem conversar com o cliente e entender o escopo, pode-se levar a perder um tempo precioso à toa e acabar prejudicando a análise dos itens que realmente são do escopo a ser orçado. Para melhorar esse fluxo é indispensável a atuação de uma pessoa que faça a ponte entre cliente e engenharia, pode ser alguém do comercial, do marketing, diretoria, etc., mas é imprescindível que tenha boa interlocução com o cliente.

2 – Tradicionalismo

Ficar refém dos mesmos fornecedores. Todos sabemos o quanto é dinâmico o meio de orçamentos e, às vezes, acabamos enviando a solicitação de proposta para quem já sabemos que vai responder, independente do preço. O departamento de orçamentos acaba sempre ficando com o osso do negócio enquanto obras / compras ficam com o filé. É necessário que o departamento de compras use do seu poder e cadastre novos fornecedores, mantendo sempre uma planilha atualizada (quinzenalmente) com os novos fornecedores, assim o departamento de orçamentos consegue demandar orçamentos para esse pessoal, que está pronto para orçar e executar. E não se bate na tecla ultrapassada de “Eu sempre orço e nunca me chamam para negociar”. Depois do negócio fechado, o pessoal de obras deve dar o feedback para orçamentos e compras. A cada projeto executado o fornecedor tem que ser avaliado, só assim essa lista continuará sempre atualizada e com as melhores opções. Compras, obras e orçamentos devem correr juntos na homologação dos fornecedores.

3 – Simplicidade

Apenas “orçar” o projeto. Além do preço, bom relacionamento é fundamental para fechar um negócio. Pegar um projeto e apenas orçá-lo, mesmo que apresente o menor preço possível, não garante obra a ninguém. Mais importante que o preço é o bom relacionamento, uma planilha bem feita, a apresentação técnica da proposta, pois tenha certeza que o cliente pode pegar o seu preço e mostrar para quem ele tem um relacionamento mais próximo, deixando o seu concorrente estudar as possibilidades para ele também chegar no seu preço.

4 – BDI

Não verificar os impostos no local da obra. Impostos no Brasil é algo complicado, tem impostos municipais, impostos estaduais, impostos sobre determinados materiais. Sempre que estiver orçando uma obra, contate o pessoal do financeiro / fiscal da sua empresa e peça para verificarem as alíquotas no local da obra, ou se não tiver departamento responsável ligue na prefeitura do local ou entre no site da prefeitura / estado e pesquise. Algumas diferenças de impostos podem chegar a porcentagens altas que podem comprometer a lucratividade do projeto.

5 – Oportunidades

Não identificar e propor oportunidades de reengenharias. Reengenharia é a palavra da vez. Não se ganha obra, orçando o projeto do jeito que está, pois todos seus concorrentes vão orçar assim. Quem ganha obra, é quem identifica oportunidades de redução de custos, sem comprometer o conceito do projeto. Algumas empresas atualmente já tem uma pessoa no departamento responsável apenas por estudar reengenharias, ou seja, se você não ‘’sair da casinha”, vai ficar para trás. Mas, cuidado, quando participamos de uma concorrência devemos sempre enviar a proposta conforme solicitado em projeto, chamamos de proposta oficial. Paralelamente ao orçamento oficial, desenvolvemos um orçamento “opção B”, onde definimos todas as trocas e adequações e quanto de economia isso vai gerar. Assim, o cliente sente o gosto de quanto pode economizar sem mudar o conceito do projeto e, acredite, em 90% das vezes os clientes fecham o contrato com alguma reengenharia.

6 – Urgências

O típico orçamento express. “Ah, é só um muro, dá para orçar rapidinho”. Cada projeto é um projeto, tem desenhos, detalhes, memoriais específicos. Ignorar qualquer um desses elementos pode causar prejuízo. Essa é a maior guerra entre departamento de orçamentos e departamento comercial: PRAZO. Em todos esses anos de experiência, ainda hoje, procuro alguém que possa me responder porque as pessoas gastam dinheiro e tempo na época do desenvolvimento de projetos e quando é para apresentar o custo, que deve ser feito com todo cuidado, com estudos, etc., dão prazos extremamente curtos, que em muitas vezes não conseguimos nem levantar 100% do projeto e negociar preços, propor as reengenharias, solicitar esclarecimentos, entre outros. Orçamento é orçamento, tem projetos, memoriais, detalhes específicos, que foram desenvolvidos para aquilo e se foi desenvolvido é porque alguma importância tem e tem que ser analisado. Para fazer orçamento express não será levado em conta nenhum desses itens, porque não há tempo de ler, tempo de pensar, tempo de analisar, tempo de orçar. Ou seja, orçamento express só vai te trazer duas situações: ou algum prejuízo/ erro / stress, ou a típica pergunta do pessoal do comercial: “Nossa, mas por que tão caro?” É um lugar pequeno, é só um muro, é só uma estimativa, etc.” Fuja de orçamento express, caso não consiga fugir coloque todas as considerações possíveis em sua proposta.

7 – Premissas

Não envie nada sem ter certeza e sem efetuar as considerações necessárias, apesar da pressão do departamento comercial. Todas as considerações necessárias devem ser feitas, e de todo tipo, para evitar dor de cabeça.

Exemplos:

• Considerado eletroduto leve;
• Considerado que a subestação está à 10 metros do quadro;
• Considerado que o rodapé é tamanho 5 cm, pois 7 cm conforme solicitado em projeto, está fora de linha;
• Considerado cinco meses de execução de obra;
• Considerado faturamento direto dos materiais;
• Estamos considerando o porcelanato X, pois o Y solicitado em projeto saiu de linha.

Todas as considerações necessárias para se chegar ao custo proposto devem ser apresentadas e descritas.

8 – Desconhecimento

Não realizar visita técnica. A visita técnica tem que ser realizada sempre. Muitas vezes não é possível, é longe, o local não está aberto, etc. Porém, a não realização da mesma pode causar muita dor de cabeça. Pode-se deparar com algumas surpresas como: a vegetação no terreno estar muito mais alta que o considerado, ter alguma estrutura ou edificação existente, ter muitas árvores, poste de energia longe, entre muitos outros pontos que podem ser evitados ou ter um impacto menor , se a visita técnica for realizada.

9 – Comunicação

Trocar materiais e fabricantes, sem a aprovação prévia do cliente. Esse erro pode ser considerado como querer “enganar” o cliente. Toda troca de especificação, dimensão, fabricante, tem que ser informado o motivo , enviando como dúvida para o cliente ou caso não haja tempo ou não tenha resposta, deve-se deixar claro na proposta o porquê está sendo considerado outro material / fabricante , para quando o cliente analisar a proposta, consiga entender as considerações e visualizar caso haja alguma mudança e o porquê da alteração. Assim ele toma a decisão consciente de todo o custo.

10 – Financeiro

Não considerar os reajustes em obras com prazo superior a 12 meses. Esse item é crucial em qualquer proposta. Todo orçamento com prazo superior à doze meses deve ter bem claro três itens: 1) a data base; 2) o mês em que está sendo ofertada aquela proposta; 3) o reajuste da mão de obra após doze meses pelo dissídio da categoria e o reajuste dos materiais após doze meses pelo Índice Nacional da Construção Civil (INCC), ou qualquer outro índice que venha a ser aplicado.

Atentando-se a levar todos esses itens em consideração na elaboração de um orçamento, tenha certeza que você cercou 90% dos maiores problemas na etapa de orçamentação. É claro que existe custo, lucro, margem , aditivos, prazo, administração e outros itens que incidem sobre um orçamento de obra, e para que seja um projeto lucrativo, mas isso é tema para uma próxima postagem.