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Nem todos os seus pedidos de orçamento estão a chegar ao destinatário?

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Embora o email seja o canal de envio de mensagens mais utilizado mundialmente, sendo enviados mais de 270 mil milhões de emails por dia e preferido pela maioria dos profissionais para fazer a orçamentação, o email  tem as suas desvantagens e será a curto prazo substituído por alternativas mais eficientes.

Para percebermos melhor, vamos primeiro fazer a análise sobre o processo de envio de um email e do seu percurso desde o remetente até ser lido (ou não) pelo destinatário.

O email é enviado pelo remetente…

De seguida tem que passar por uma porta de entrada onde pode ser bloqueado caso haja suspeita de ser malicioso ou, não fidedigno. Se for bloqueado nunca chega sequer ao spam. Fim do caminho!

Se passar na porta de entrada, tem depois de passar por um filtro de spam, (hoje em dia cerca de 70% dos utilizadores de email utilizam filtros), onde é feita a triagem sobre o interesse de conteúdo e/ou remetente e para encaminhar para a caixa de entrada ou para o spam. Nesta fase perdem-se cerca de 15 mil milhões de emails por dia que não vão para a caixa de entrada.

Se tudo correr bem chega ao destino. Contudo destes milhões que ainda resistiram, apenas 20% deles são abertos no destinatário. Falta de tempo, esquecimento, outra prioridades e muitos profissionais deixam emails por responder, mas o pior de tudo é a incerteza do orçamentista. Saber se o email chegou ao destino, se foi lido, se lhe deram atenção, se vai obter uma resposta. Muitas vezes perdendo horas ou dias à espera de uma resposta, sem saber sequer se o email foi entregue, aberto, lido, esquecido.

Existem já no mercado alternativas ao email, contudo para a orçamentação de obras existe a ConstruSpace que acaba de lançar a ConstruPlan: Uma aplicação web multiplataforma que permite uma gestão simples e rápida de toda a orçamentação.

Para explicar a ConstruPlan, podemos começar com o problema: Orçamentar uma obra. Depois de dividir projetos, caderno de encargos, mapas de medições e restante documentação, é necessário enviar tudo aos subempreiteiros/fornecedores.

Como exemplo vamos assumir 15 subempreitadas e 5 fornecimentos pontuais de material. Para um comparativo eficaz pedimos em média pelo menos 3 orçamentos de cada. Se optarmos por enviar emails, serão 20x3=60 emails! Mas volta o problema dos emails. Quem recebeu os emails? Recibos de leitura? Como saber quem tem intenções de responder ao pedido de cotação? Como saber se o email não ficou perdido algures ou foi para spam? Como saber em tempo real quantos orçamentos já receberam? E o tempo perdido a recolher toda a informação e documentação recebida?

Há várias vantagens no uso da ConstruPlan em relação à orçamentação tradicional por email, principalmente há uma redução no tempo de troca/espera de emails, porque com o lançamento de um único Concurso de Obras, automaticamente fica visível para os fornecedores que selecionou e solicitou um pedido de orçamento, podendo os mesmos começar de imediato a responder à intenção de querer ou não participar no concurso  

Outra das vantagens é a centralização da informação. Não sendo necessárias várias pastas de arquivo físicas ou digitais perdidas no computador da empresa, nem vários separadores de email com os documentos dispersos. Estando tudo disponível e centralizado na aplicação e podendo ser consultado e filtrado de forma rápida, navegando entre concursos e/ou respostas de orçamentos facilmente. Um painel de gestão com um resumo da informação mais importante permite que a leitura do estado do concurso seja rapidamente assimilada.

A comunicação é bastante mais célere, agilizada e permite em tempo real saber em que situação está o status do orçamento. Mas para melhor entender a ConstruPlan podemos dizer que funciona em 3 breves passos:

 

  1. Registo na comunidade de profissionais da construção em que a comunicação é bastante mais ágil e rápida.
  2. Possibilidade de adicionar fornecedores à sua lista de modo a lançar um concurso e ser imediatamente visível pelos mesmos.
  3. Possibilidade de participar em concursos de obras como fornecedor e responder em tempo real. Sendo contactado apenas nas especialidades e pelas empresas definidas.

Mas as vantagens não terminam aqui, e entre outras, destacamos enorme importância dada à segurança e a privacidade dos dados dos utilizadores e como tal, além de agirmos de acordo com o Regulamento Geral de Proteção de Dados, na ConstruPlan os fornecedores de cada utilizador só serão visíveis pelo próprio. Além disso a aplicação está alojada em servidores certificados localizados no espaço comunitário europeu e funciona através de um protocolo de comunicação com encriptação de dados.

Registe-se gratuitamente e comece a usar desde já.

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